OKR Belirleme Yöntemleri-1

“OKR Belirleme Yöntemleri” yazı serisinde sizlerle ağırlıklı olarak dijital ortamda kullandığımız farklı OKR fasilitasyon yöntemlerini paylaşacağım.

OKR’nin ne olduğundan, nerelerde nasıl kullanıldığından farklı yerlerde bol bol konuştuk ama OKR’leri nasıl belirleyeceğimizden, yöntemlerden pek bahsetmedik. Yine de “OKR nedir?” diye merak edenler için buraya 3 dakikalık minik bir video bırakıyorum:)

2 yıla yakın bir süredir farklı organizasyonlarda ve seviyelerde OKR’leri bolca deneyimleme fırsatı bulduk. Pandemi öncesinde başlayan bu süreci dijital ortama uyarlamanın başta zor olacağını düşünmüştüm ama deneyimler bunun tam tersini gösterdi desem yeridir. Bu yazı serisinde de sizlerle ağırlıklı olarak dijital ortamda kullandığımız farklı OKR fasilitasyon yöntemlerini paylaşacağım.

Yöntemlerin detayına geçmeden önce bir OKR fasilitasyonunu tasarlarken nelere dikkat ettiğimden de kısaca bahsetmek istiyorum. Zira bir yöntemi birebir kopyalamak her zaman faydalı olamayabiliyor. Ben de bu yüzden birkaç yöntemi karıştırarak ilerlemeye çalışıyorum genelde. Her fasilitasyon öncesi;

  • Katılımcı segmenti (Takım, yönetim, Tribe, Chapter vb)
  • Katılımcı sayısı
  • Süre
  • Amaç (İnovatif fikirler çıkarmak, takım(lar)ı bir amaç etrafında birleştirmek, bireysel gelişim, vb)

maddeleri mutlaka gözden geçirip ona göre bir akış hazırlıyorum. Bu yüzden de takım seviyesinde yaptığımızla Tribe seviyesinde yaptığımız OKR çalışmaları ya da bireysel OKR’leri çıkarttığımız akışlarla beyin fırtınası yapılan akışlar biraz farklılaşıyor. Özellikle 1. ve 4. maddeler genel çerçeveyi çizerken, 2. ve 3. maddeler daha çok zaman yönetiminde yönlendirici oluyor. Ayrıca ilk defa yapıyorsanız ya da OKR’lerin ne olduğu hala tam oturmamışsa ya da kitlede 1 kişi bile OKR’ler konusunda yeterli derinliğe sahip değilse, akışın başında mutlaka bir 15-20 dakika “OKR nedir? Neden kullanılır? Ne işe yarar?” anlatımı yapmanızı şiddetle tavsiye ederim.

Bu yazıda bahsedeceğim yöntem, geçen yıl pandeminin başında çeyreklik yeni hedeflerimizi belirleyeceğimiz dönemde tam da yukarıda bahsettiğim kısıtlar çerçevesinde ortaya çıktı. Biz her ne kadar bunu takım seviyesinde uygulasak da aslında çok genel ve her yere uyarlanabilir bir yönteme dönüştü diyebiliriz. Merak edenler için; bu ve geri kalan tüm OKR akışlarında video konferans uygulaması olarak Zoom; görselleştirme, yazı vb tüm işlerimiz için Mural kullanıyoruz. Aşağıda göreceğiniz tüm görseller de Mural’da hazırlanmıştır.

“Team Up OKR” de diyebileceğimiz yöntemde en başta vizyondan yola çıkıyoruz. Özellikle OKR’yi ilk defa deneyimleyecek takımlarda hem vizyonu hatırlamak hem de çerçeveli gitmek açısından vizyon cümlesini hatırlamak, yoksa da belirleyip oradan yola çıkmak oldukça faydalı oluyor.

Vizyon çevresinde herkesi topladıktan sonra, Liberating Structures’ın en sevdiğim yöntemlerinden birini kullanıyoruz: Critical Uncertainities. Bu adımda, takımın vizyonuna giderken karşılaştığı 2 büyük belirsizliği tespit ediyoruz. Bunun için ben genelde gözlemlediklerim doğrultusunda bir öneriyle gidiyorum takıma ya da Product Owner’la konuşup ilerliyorum ama mutlaka takımdaki herkesin onayını da alıyorum sonraki adıma geçmeden önce. Bu iki belirsizliğin birini X birini Y ekseni olarak kabul edip, her ikisinin de uç noktalarını aşağıda gördüğünüz tabloya yerleştiriyorum.

Örneğin; takım için 2 kritik konu hızlı aksiyon alabilmek ve takım olabilmek olsun. Bu durumda ben tablomu şu şekilde doldurabilirim;

Daha sonra bu tablodaki renkli alanlara isim veriyoruz. Örneğin; sarı alan Bireysel ve Yavaş kısmının kesişimi olduğu için bu alana Kaplumbağa diyoruz ya da mavi alan Hızlı ve Bireysel alanın kesişimi olduğu için Speedy Gonzales diyoruz ve bir post-it’le alanların üzerlerine yazıyoruz. Bunu yaparken kişi sayısına göre ya katılımcıları 4 ayrı gruba bölüp her gruptan bu alanlara isim vermelerini istiyorum ya da çok az kişi varsa hep birlikte karar veriyoruz.

Alanların isimlerine karar verdikten sonra “Bu alanda olanlar ne gibi davranışlar sergiler?” diyerek, her bir alanın göstergelerini yazıyoruz. Bunu da tabii ki yine sayıya bağlı olarak ya küçük gruplar halinde ya da tüm grup birlikte olacak şekilde yapıyoruz.

Buraya kadar olan kısım (OKR anlatımı hariç) en eğlenceli olan kısım olduğu için çok zaman kısıtlaması yapmamaya çalışıyorum genelde ama ortalama 20 dk civarı sürüyor ve herkesin konuya müdahil olmasında çok yardımcı oluyor. Sonra üst üste 2 Dot Voting yapıyoruz. 1.’de “Sizce biz bu dört alandan hangisindeyiz?” diye bir oylama yapıyoruz. Burada kritik nokta kendinize karşı dürüst olmanız:). Zaten OKR’lerdeki en kritik nokta bu dersem de yalan olmaz. Kendinize bir ayna tutmanız doğru hedefleri belirlemek için büyük bir önem arz ediyor. Nerede olduğumuzu anladıktan sonra, 2. oylamamızı “Peki bizim olmak istediğimiz yer neresi?” diye sorarak yapıyoruz. Böylece kendimizi objektif bir şekilde görüp, ulaşmak istediğimiz yer konusunda da takımca aynı noktada buluşmuş oluyoruz.

Bir sonraki adımda ise “Peki bizim bu alandan diğerine gidebilmemiz için hedef cümlelerimiz neler olmalı?” soruyoruz. Eğer olduğumuz ve olmak istediğimiz alanlar aynı ise bu sefer “Bunu koruyabilmemiz için önümüzdeki xxx sürede hedeflerimiz neler olmalı?” diyoruz. Herkese birkaç dakika, önce tek başına, daha sonra birkaç kişilik gruplarla birlikte bu hedef cümlelerini belirlemeleri için zaman veriyoruz (bkz. Liberating Structures 1-2-4-All). Her bir gruptan çıkan fikirlerin anlatılması, eğer ortak şeyler varsa birleştirilmesi şeklinde ilerleyen ve tüm fikirlerin paylaşılıp büyütüldüğü bir ortam oluyor. En sevdiğim kısım da fikirlerin birlikte büyüdüğü bu kısım sanırım ama maalesef bu noktada işler bazen karışabiliyor. En çok yapılan hatalar; hedef cümlelerini anahtar sonuçlar gibi sayısal yazmak ya da inisiyatifler gibi aksiyon cümleleri şeklinde yazmak oluyor. Bu durumda ben genelde yorumlarımı yaparak yönlendirmeye ve mümkünse daha iyi OKR’ler yazılabilmesi için biraz daha müdahil olmaya çalışıyorum. İyi bir hedef cümlesi yazıp yazmadığımızı ise şu sorularla test etmeye çalışıyoruz:

  • Neyi başarmak istediğimizi gösteriyor mu? (Neden bunu başarmak istiyoruz?)
  • İlham verici mi?
  • İlgili herkes için anlaşılır ve net mi?

Tabii bu aşamada çok fazla cümle de çıkabiliyor. O yüzden yine bir oylama yaparak hedef sayısını 3-5 civarında tutmaya çalışıyoruz.

Hedeflerin belirlenmesi kısmı önemli bir bölüm olduğu için buraya en az 30 dk ayırmanızı öneririm. Özellikle fikirlerin paylaşılması ve tartışılması bence takımların aynı amaç çevresinde birleşebilmesi için çok değerli.

Hedef cümlelerimizi belirledikten sonra her bir hedef için 3-5 tane anahtar sonucu da aynı yöntemle belirliyoruz. Anahtar Sonuç cümlelerinde en çok yapılan hatalar ise; ölçülebilir cümleler olmaması ya da küçük aksiyonlar yazılması olabiliyor. Bu yüzden iyi anahtar sonuç cümleleri yazıp yazmadığımızı da şu sorularla test ediyoruz;

  • Bunu başarmak herhangi bir değer üretecek mi?
  • Ölçülebilir mi?
  • Hedefe doğru ilerleyip ilerlemediğimizi gösteriyor mu?
  • Yeterince zorlayıcı mı?

Burası da ortalama 30 dk civarı tutuyor diyebiliriz. Bu aşamaya kadar OKR’lerimizi belirlemiş oluyoruz aslında ama bence vaktiniz kalırsa OKR’lerinizi hangi inisiyatifleri alarak başaracağınızı belirlemek de önemli bir adım. Bunun için de takımlara biraz zaman verip hangi fikirleri, projeleri var diye konuşmak ve aşağıdaki gibi bir tabloda bunları toparlamak hem kişilerin OKR’leri benimsemesi hem de fikirleriyle takımı beslemesi açısından oldukça değerli.

Tabii bu fikirleri de değerlendirmek adına bir adım daha işletiyoruz. Her bir inisiyatifi/fikri aşağıdaki tabloya yerleştirerek üreteceği değer-harcanacak efor perspektifinden değerlendiriyoruz. Böylece en değerli ve kolay hayata geçirilebilecek olanları önceliklendirmiş oluyoruz.

Workshop sonunda bir güven oylaması yapıp herkesin içine sindiğinden emin olduysanız zorlu fakat oldukça yararlı bir fasilitasyonu geride bırakmış oluyorsunuz:)

Bu akış, yukarıda da belirttiğim gibi genelde ilk defa OKR çalışması yapacak takımlarda kullandığımız bir versiyon. Önceki OKR’lerin değerlendirildiği ya da farklı odak noktalarının olduğu versiyonları da ilerleyen günlerde paylaşmaya çalışacağım. Umarım faydalı olur.

Duygu Balcı

Agility Consultant

Agile ile ilgili soru sormak
ister misiniz?

Sorunu ilet, ACM Agile danışmanlarımız senin için yanıtlasın.

Evet, soru sormak istiyorum

Yorumlar

POPÜLER İÇERİKLER

Çevik dönüşümü merak ediyor musun?

Evet, seçtiğim sektörde tecrübeli danışmanla iletişime geçmek istiyorum.


Uzmanımıza Sorun

Merak ettiklerinizi sorun, uzmanımız cevaplasın.

Kodu Yenile

Bize Sorun

Merak ettiklerinizi sorun, uzmanlarımız cevaplasın.

Kodu Yenile

ARAMA

K.V.K.K. Metni

Ticari Elektronik İleti Metni